Rodo

Program TopMinds jest wspólną inicjatywą Stowarzyszenia Top 500 Innovators i Polsko-Amerykańskiej Komisji Fulbrighta.

W procesie rekrutacji do Programu TopMinds i w trakcie jego realizacji dane osobowe Mentorów i Mentorowanych są zbierane i przetwarzane przez dwóch Administratorów (zgodnie z art. 26. RODO są oni współadministratorami). 

Poniższa klauzula informacyjną podaje szczegółowe informacje dot. przetwarzania tych danych.

Współadministratorzy danych osobowych

Administratorami Danych Osobowych są:

  1. Stowarzyszenie Top 500 Innovators (“Stowarzyszenie”) z siedzibą przy ul.Koszykowej 80 lok. 3, 02-008 Warszawa, NIP: 7010411435, REGON: 146653542, Kontakt z administratorem mailowo pod adresem kontakt@top500innovators.org
  2. Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą przy ul K.I Gałczyńskiego 4, 00-362 Warszawa, NIP: 526-17-19-106, REGON: 012580212. Kontakt z administratorem mailowo pod adresem biuro@fulbright.edu.pl lub listownie na adres podany powyżej. 

Jeśli poniżej użyto sformułowań “my” lub “nasze” odnoszą się one do obojga Administratorów.

Zakres zbieranych danych

Dane osobowe Mentorowanych pozyskujemy z formularza rekrutacyjnego oraz w trakcie realizacji programu. Zakres zbieranych danych jest następujący:

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu, miejsce zamieszkania, linki do profili w mediach społecznościowych;
  • Informacje zawodowe: wykształcenie oraz informacje o przebiegu studiów, afiliacja – miejsce nauki i/lub pracy oraz historia zatrudnienia;
  • Wizerunek – dotyczy osób, które zostaną przyjęte do udziału w programie.

Dane osobowe Mentorów pozyskujemy z baz absolwentów programów Stowarzyszenia i Fulbrighta oraz w trakcie realizacji programu. Zakres danych jest następujący:

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejsce zamieszkania;
  • Informacje zawodowe: wykształcenie, branża, afiliacja – miejsce pracy, informacje o przebiegu kariery, link do profilu na Linkedin;
  • Wizerunek.

Cele przetwarzania danych osobowych

  • Przeprowadzenie procedury naboru i oceny wniosków w Programie.
  • Realizacja założeń programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją i ewaluacją Programu.
  • Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów Programu.
  • Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu.
  • Promocja obecnej i kolejnych edycji Programu.
  • Utrzymanie kontaktu i współpraca z absolwentami.

Podstawa przetwarzania danych

  • Zgoda osoby, której dane są przetwarzane. W przypadku kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.
  • Gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
  • Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
  • Gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.

Okres przetwarzania danych

Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych osobowych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Otrzymane wnioski zgłoszeniowe przechowujemy:

  • Wnioski rozpatrzone negatywnie: maksymalnie do roku od zamknięcia rekrutacji.
  • Wnioski rozpatrzone pozytywnie: 2 lata od czasu zakończenia udziału w mentoringu.

Dane osób, które nie zakwalifikowały się do programu są anonimizowane i przechowywane bezterminowo do celów statystycznych (m.in. kierunek i rok studiów, płeć, cel zawodowy).

Bezterminowo przechowujemy również:

  • podstawowe dane uczestników programu – imię i nazwisko, instytucja macierzysta, kierunek i rok studiów, aktualna afiliacja oraz dane kontaktowe, jeśli uczestnik wyrazi zgodę na ich przetwarzanie;
  • podstawowe dane Mentorów – imię i nazwisko, afiliacja, wizerunek, dane kontaktowe, informacje o przebiegu kariery, jeśli uczestnik wyrazi zgodę na ich przetwarzanie.

Komu przekazujemy dane

Imienna lista Mentorów, biorących udział w programie, zawierająca wizerunek, informacje o afiliacji, doświadczeniu zawodowym i link do profilu na LinkedIn, zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.

Imienna lista Mentorowanych, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w programie, zawierająca informacje o roku, kierunku studiów i uczelni macierzystej, zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.

Mentorzy otrzymują dane Mentorowanych jak wskazano w pkt. V.4. Regulaminu Programu.

Dane osobowe Kandydatów, Mentorów i Mentorowanych mogą zostać przekazane podmiotom, które w imieniu Administratorów wykonują niektóre czynności przetwarzania (np. obsługują nasze systemy informatyczne czy księgowość). Z podmiotami takimi zawieramy odpowiednie umowy które gwarantują, że powierzone dane będą przechowywane i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami.

Niektóre dane Mentorów i Mentorowanych mogą również zostać udostępnione innym podmiotom, jeśli będzie to konieczne do realizacji warunków umowy, np. firmie kurierskiej w celu wysłania przesyłki czy hotelowi w celu rezerwacji miejsca noclegowego.

W przypadkach określonych prawem możemy być zobligowani do przekazania Państwa danych odpowiednim organom lub podmiotom, które mają do tego tytuł prawny.

Czy dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Niektórzy usługodawcy, z których korzystają Stowarzyszenie i Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Przysługujące uprawnienia

Przysługuje Panu /Pani:

  • prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do przenoszenia danych,
  • prawo wniesienia sprzeciwu,
  • jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Posiada Pan/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Wykorzystanie wizerunku

Organizatorzy planują dokumentację fotograficzną wydarzeń – podczas szkoleń będziemy robić zdjęcia, które chcemy wykorzystywać do celów promocji programu TopMinds (zdjęcia mogą być publikowane na stronie internetowej TopMinds, Stowarzyszenia Top 500 Innovators, Komisji Fulbrighta i w mediach społecznościowych). Na początku realizacji programu zbierzemy od uczestników zgody na wykorzystanie wizerunku.

Copyright 2017- 2020 - TopMinds