Polityka Prywatności
Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2026
Adresaci: osoby aplikujące, mentorowane, mentorujące oraz absolwenci i absolwentki Programu TopMinds administrowanego przez Polsko-Amerykańską Komisję Fulbrighta.
Program TopMinds jest wspólną inicjatywą Stowarzyszenia Top 500 Innovators i Polsko-Amerykańskiej Komisji Fulbrighta.
W procesie rekrutacji do Programu TopMinds, w trakcie jego realizacji i po zakończeniu dane osobowe Mentorów i Mentorowanych są zbierane i przetwarzane przez dwóch Administratorów.
Poniższa polityka prywatności precyzuje jak przetwarzane są te dane.
Tożsamość i dane kontaktowe administratora
Administratorami Danych Osobowych są:
- Stowarzyszenie Top 500 Innovators (“Stowarzyszenie”) z siedzibą przy ul. Chmielnej 73B, 00‑801 Warszawa, NIP: 7010411435, REGON: 146653542, Kontakt z administratorem mailowo pod adresem [email protected].
- Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą przy ul. Emilii Plater 28, 00-688 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, Wydział XII Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000166179. Kontakt z administratorem mailowo pod adresem [email protected] lub listownie na adres podany powyżej.
Jeśli poniżej użyto sformułowań “my” lub “nasze” odnoszą się one do obojga Administratorów.
Kategorie przetwarzanych danych
Osoby mentorowane:
Dane osobowe Mentorowanych pozyskujemy z formularza rekrutacyjnego oraz w trakcie realizacji programu.
Zakres przetwarzanych danych jest następujący:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu, miejsce zamieszkania;
- Informacje zawodowe: wykształcenie oraz informacje o przebiegu studiów, afiliacja – miejsce nauki i/lub pracy oraz historia zatrudnienia, znajomość języków obcych;
- Wizerunek: dotyczy osób, które zostaną przyjęte do udziału w programie, w postaci zdjęć lub nagrań podczas realizacji programu lub podczas udziału w naszych wydarzeniach.
Mentorzy
Dane osobowe Mentorów pozyskujemy z baz absolwentów programów Stowarzyszenia i Fulbrighta, z formularza rekrutacyjnego oraz w trakcie realizacji programu.
Zakres przetwarzanych danych jest następujący:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu;
- Informacje zawodowe: wykształcenie, branża, afiliacja – miejsce pracy, informacje o przebiegu kariery;
- Historia udziału w programie TopMinds, Top500, programach Fulbrighta;
- Wizerunek: dotyczy osób, które zostaną przyjęte do udziału w programie, w postaci zdjęć lub nagrań wykonanych lub otrzymanych podczas realizacji programu lub wykonanych podczas udziału w naszych wydarzeniach;
Szczególne kategorie danych
W niektórych przypadkach możemy również przetwarzać dane o charakterze wrażliwym (tzw. szczególne kategorie danych).
Przetwarzanie informacji dotyczących zdrowia będzie miało miejsce wyłącznie w celu zapewnienia dostępności i niezbędnego wsparcia wszystkim uczestnikom programu.
Pozostałe szczególne kategorie danych osobowych będziemy przetwarzać wyłącznie, jeśli dobrowolnie zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane, np. w formularzu zgłoszeniowym czy notce biograficznej.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
- Przeprowadzenie procedur naboru i oceny wniosków w Programie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na weryfikacji zgłoszeń i zachowaniu transparentności naboru)*.
- Realizacja założeń programu, administracja oraz ewaluacja Programu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na monitorowaniu jakości i prawidłowego przebiegu Programu).
- Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów Programu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy w odniesieniu do obecnych uczestników) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w organizacji wydarzeń i budowaniu społeczności) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na udział w wydarzeniach dodatkowych).
- Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na analizie skuteczności i rozliczalności działań) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego związanego z rozliczalnością działalności).
- Promocja obecnej i kolejnych edycji Programu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na marketingu własnych działań i Programu) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda w przypadku wykorzystania wizerunku lub wysyłki materiałów promocyjnych drogą elektroniczną).
- Utrzymanie kontaktu i współpraca z absolwentami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na budowaniu i podtrzymywaniu relacji z absolwentami) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na ciągły kontakt po zakończeniu udziału w Programie).
Okres przetwarzania danych
Dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub zgodnie z wymogami przepisów prawa:
- Wnioski zgłoszeniowe rozpatrzone negatywnie: dane będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz ewentualnej obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż przez okres 1 roku od momentu oficjalnego zakończenia naboru. Po tym czasie dane identyfikacyjne są usuwane, a dane zbiorcze (np. kierunek studiów, płeć, cel zawodowy) poddawane są anonimizacji i wykorzystywane wyłącznie do celów statystycznych.
- Wnioski zgłoszeniowe rozpatrzone pozytywnie oraz dokumentacja Programu: dane uczestników będą przetwarzane przez okres realizacji Programu, a po jego zakończeniu przez okres 2 lat (dla celów ewaluacji i rozliczenia Programu) oraz do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa.
- Dane kontaktowe oraz informacje o przebiegu kariery (absolwenci i Mentorzy): przetwarzane do celów utrzymywania relacji, sieci absolwentów oraz promocji Programu przez okres trwania współpracy/podtrzymywania relacji, nie dłużej jednak niż do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
- Wizerunek oraz dane publikowane w celach promocyjnych: przechowywane do czasu wycofania zgody na ich publikację lub do momentu zaprzestania prowadzenia działań promocyjnych dotyczących Programu.
Transfer danych
- Imienna lista Mentorów, biorących udział w programie, zawierająca wizerunek, informacje o afiliacji, doświadczeniu zawodowym zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.
- Imienna lista Mentorowanych, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w programie, zawierająca informacje o roku, kierunku studiów i uczelni macierzystej, zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.
- Mentorzy otrzymują dane Mentorowanych jak wskazano w pkt. VI.7. Regulaminu Programu.
- Jeśli jest to konieczne do realizacji celów przetwarzania i tylko w niezbędnym zakresie, dane osobowe Kandydatów, Mentorów i Mentorowanych mogą zostać przekazane dostawcom usług, na mocy stosownych umów oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.
- W przypadkach określonych prawem możemy być zobligowani do przekazania danych osobowych odpowiednim organom lub podmiotom, które mają do tego tytuł prawny.
Międzynarodowy transfer danych
Niektórzy usługodawcy, z których korzystają Stowarzyszenie i Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Przekazanie danych osobowych poza granice EOG zawsze opiera się na stosownej podstawie prawnej, o której mowa w Rozdziale V RODO, w szczególności na Państwa wyraźnej zgodzie, decyzjach Komisji UE stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych w państwie, do którego są one transferowane lub podpisanie tzw. „standardowych klauzul umownych”.
Przysługujące uprawnienia
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
- Prawo do sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach określonych w art. 17 RODO.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
- Prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany.
- Prawo do wniesienia sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
- Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
Realizacja niektórych z powyższych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa (np. gdy realizacja żądania naruszałaby prawa i wolności osób trzecich lub gdy Administrator jest zobowiązany prawem do dalszego przechowywania danych, bądź posiada nadrzędny, prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu do obrony przed roszczeniami).
W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z Administratorem danych poprzez dane kontaktowe wskazane w sekcji „Administrator danych osobowych”. Korzystanie z praw jest co do zasady bezpłatne.
Automatyczne podejmowanie decyzji
Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
Wykorzystanie wizerunku
Organizatorzy planują dokumentację fotograficzną wydarzeń. Podczas szkoleń będziemy robić zdjęcia, które chcemy wykorzystywać do celów promocji programu TopMinds (zdjęcia mogą być publikowane na stronie internetowej TopMinds, Stowarzyszenia Top 500 Innovators, Komisji Fulbrighta i w mediach społecznościowych). Na początku realizacji programu zbierzemy od uczestników zgody na wykorzystanie wizerunku.
Aktualizacja polityki prywatności
Administratorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie topminds.pl i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych.