Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 16.09.2021

Program TopMinds jest wspólną inicjatywą Stowarzyszenia Top 500 Innovators i Polsko-Amerykańskiej Komisji Fulbrighta.

W procesie rekrutacji do Programu TopMinds, w trakcie jego realizacji i po zakończeniu dane osobowe Mentorów, Ekspertów i Mentorowanych są zbierane i przetwarzane przez dwóch Administratorów. 

Poniższa polityka prywatności precyzuje jak przetwarzane są te dane.

Administratorzy danych osobowych               

Administratorami Danych Osobowych są:

1. Stowarzyszenie Top 500 Innovators (“Stowarzyszenie”) z siedzibą przy ul. Chmielnej 73B, 00‑801 Warszawa, NIP: 7010411435, REGON: 146653542, Kontakt z administratorem mailowo pod adresem [email protected]. 
2. Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą przy ul. Emilii Plater 28, 00-688 Warszawa, NIP: 526-17-19-106, REGON: 012580212. Kontakt z administratorem mailowo pod adresem o[email protected] lub listownie na adres podany powyżej. 

Jeśli poniżej użyto sformułowań “my” lub “nasze” odnoszą się one do obojga Administratorów.

Zakres zbieranych danych

Dane osobowe Mentorowanych pozyskujemy z formularza rekrutacyjnego oraz w trakcie realizacji programu. Zakres zbieranych danych jest następujący:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu, miejsce zamieszkania;
• Informacje zawodowe: wykształcenie oraz informacje o przebiegu studiów, afiliacja – miejsce nauki i/lub pracy oraz historia zatrudnienia, znajomość języków obcych;
• Wizerunek – dotyczy osób, które zostaną przyjęte do udziału w programie.

Dane osobowe Mentorów i Ekspertów pozyskujemy z baz absolwentów programów Stowarzyszenia i Fulbrighta, z formularza rekrutacyjnego oraz w trakcie realizacji programu. Zakres danych jest następujący:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu;
• Informacje zawodowe: wykształcenie, branża, afiliacja – miejsce pracy, informacje o przebiegu kariery, historia udziału w programie TopMinds, Top500, programach Fulbrighta;
• Wizerunek – dotyczy osób, które zostaną przyjęte do udziału w programie.

Szczególne kategorie danych

W niektórych przypadkach możemy również przetwarzać dane o charakterze wrażliwym (tzw. szczególne kategorie danych).

Przetwarzanie informacji dotyczących Państwa zdrowia będzie miało miejsce wyłącznie w celu umożliwienia Państwu uczestnictwa w spotkaniach stacjonarnych. 

Pozostałe szczególne kategorie danych osobowych będziemy przetwarzać wyłącznie, jeśli dobrowolnie zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane, np. w formularzu zgłoszeniowym czy notce biograficznej. 

Cele przetwarzania danych osobowych   

• Przeprowadzenie procedury naboru i oceny wniosków w Programie.
• Realizacja założeń programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją i ewaluacją Programu.
• Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów Programu.
• Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu.
• Promocja obecnej i kolejnych edycji Programu.
• Utrzymanie kontaktu i współpraca z absolwentami.

Podstawa przetwarzania danych

Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej ważnych podstaw prawnych:   

• Zgoda osoby, której dane są przetwarzane. W przypadku kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.
• Gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
• Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
• Gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych. Naszym prawnie uzasadnionym interesem może być w szczególności obrona przed roszczeniami oraz zachowanie transparentności rekrutacji oraz przebiegu programu.

Okres przetwarzania danych       

Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych osobowych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Otrzymane wnioski zgłoszeniowe przechowujemy:

• Wnioski rozpatrzone negatywnie: maksymalnie do roku od zamknięcia rekrutacji.
• Wnioski rozpatrzone pozytywnie: maksymalnie do roku od czasu zakończenia udziału w mentoringu.

Bezterminowo przechowujemy również:

• podstawowe dane uczestników programu – imię i nazwisko, instytucja macierzysta, kierunek i rok studiów, aktualna afiliacja oraz dane kontaktowe;
• podstawowe dane Mentorów i Ekspertów – imię i nazwisko, afiliacja, wizerunek, informacje o przebiegu kariery oraz dane kontaktowe.   

Komu przekazujemy dane   

Imienna lista Mentorów i Ekspertów, biorących udział w programie, zawierająca wizerunek, informacje o afiliacji, doświadczeniu zawodowym zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.

Imienna lista Mentorowanych, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w programie, zawierająca informacje o roku, kierunku studiów i uczelni macierzystej, zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.

Mentorzy otrzymują dane Mentorowanych jak wskazano w pkt. VI.7. Regulaminu Programu.

Dane osobowe Kandydatów, Mentorów, Ekspertów i Mentorowanych mogą zostać przekazane podmiotom, które w imieniu Administratorów wykonują niektóre czynności przetwarzania (np. obsługują nasze systemy informatyczne czy księgowość), na mocy stosownych umów oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych. Niektóre dane Mentorów i Mentorowanych mogą również zostać udostępnione innym podmiotom, jeśli będzie to konieczne do realizacji warunków umowy, np. firmie kurierskiej w celu wysłania przesyłki czy hotelowi w celu rezerwacji miejsca noclegowego.

W przypadkach określonych prawem możemy być zobligowani do przekazania danych osobowych odpowiednim organom lub podmiotom, które mają do tego tytuł prawny.

Czy dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Niektórzy usługodawcy, z których korzystają Stowarzyszenie i Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. 

Przekazanie danych osobowych poza granice EOG zawsze opiera się na stosownej podstawie prawnej, o której mowa w Rozdziale V RODO, w szczególności na Państwa wyraźnej zgodzie, decyzjach Komisji UE stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych w państwie, do którego są one transferowane lub podpisanie tzw. „standardowych klauzul umownych”.   

Przysługujące uprawnienia

Przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorami na adresy podane w sekcji “Administrator danych osobowych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.

Automatyczne podejmowanie decyzji   

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Wykorzystanie wizerunku

Organizatorzy planują dokumentację fotograficzną wydarzeń – podczas szkoleń będziemy robić zdjęcia, które chcemy wykorzystywać do celów promocji programu TopMinds (zdjęcia mogą być publikowane na stronie internetowej TopMinds, Stowarzyszenia Top 500 Innovators, Komisji Fulbrighta i w mediach społecznościowych). Na początku realizacji programu zbierzemy od uczestników zgody na wykorzystanie wizerunku.

Aktualizacja polityki prywatności

Administratorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie topminds.pl i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych.