Polityka Prywatności
Ostatnia aktualizacja: lipiec 2024
Adresaci: osoby aplikujące, mentorowane, mentorujące oraz absolwenci i absolwentki Programu TopMinds administrowanego przez Polsko-Amerykańską Komisję Fulbrighta.
Program TopMinds jest wspólną inicjatywą Stowarzyszenia Top 500 Innovators i Polsko-Amerykańskiej Komisji Fulbrighta.
W procesie rekrutacji do Programu TopMinds, w trakcie jego realizacji i po zakończeniu dane osobowe Mentorów i Mentorowanych są zbierane i przetwarzane przez dwóch Administratorów.
Poniższa polityka prywatności precyzuje jak przetwarzane są te dane.
Tożsamość i dane kontaktowe administratora
Administratorami Danych Osobowych są:
- Stowarzyszenie Top 500 Innovators (“Stowarzyszenie”) z siedzibą przy ul. Chmielnej 73B, 00‑801 Warszawa, NIP: 7010411435, REGON: 146653542, Kontakt z administratorem mailowo pod adresem [email protected].
- Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą przy ul. Emilii Plater 28, 00-688 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, Wydział XII Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000166179. Kontakt z administratorem mailowo pod adresem [email protected] lub listownie na adres podany powyżej.
Jeśli poniżej użyto sformułowań “my” lub “nasze” odnoszą się one do obojga Administratorów.
Kategorie przetwarzanych danych
Osoby mentorowane:
Dane osobowe Mentorowanych pozyskujemy z formularza rekrutacyjnego oraz w trakcie realizacji programu.
Zakres przetwarzanych danych jest następujący:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu, miejsce zamieszkania;
- Informacje zawodowe: wykształcenie oraz informacje o przebiegu studiów, afiliacja – miejsce nauki i/lub pracy oraz historia zatrudnienia, znajomość języków obcych;
- Wizerunek: dotyczy osób, które zostaną przyjęte do udziału w programie, w postaci zdjęć lub nagrań podczas realizacji programu lub podczas udziału w naszych wydarzeniach.
Mentorzy
Dane osobowe Mentorów pozyskujemy z baz absolwentów programów Stowarzyszenia i Fulbrighta, z formularza rekrutacyjnego oraz w trakcie realizacji programu.
Zakres przetwarzanych danych jest następujący:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu;
- Informacje zawodowe: wykształcenie, branża, afiliacja – miejsce pracy, informacje o przebiegu kariery;
- Historia udziału w programie TopMinds, Top500, programach Fulbrighta;
- Wizerunek: dotyczy osób, które zostaną przyjęte do udziału w programie, w postaci zdjęć lub nagrań wykonanych lub otrzymanych podczas realizacji programu lub wykonanych podczas udziału w naszych wydarzeniach;
Szczególne kategorie danych
W niektórych przypadkach możemy również przetwarzać dane o charakterze wrażliwym (tzw. szczególne kategorie danych).
Przetwarzanie informacji dotyczących zdrowia będzie miało miejsce wyłącznie w celu zapewnienia dostępności i niezbędnego wsparcia wszystkim uczestnikom programu.
Pozostałe szczególne kategorie danych osobowych będziemy przetwarzać wyłącznie, jeśli dobrowolnie zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane, np. w formularzu zgłoszeniowym czy notce biograficznej.
Cele przetwarzania danych osobowych
- Przeprowadzenie procedur naboru i oceny wniosków w Programie.
- Realizacja założeń programu, administracja oraz ewaluacja Programu.
- Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów Programu.
- Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu.
- Promocja obecnej i kolejnych edycji Programu.
- Utrzymanie kontaktu i współpraca z absolwentami.
Podstawa przetwarzania danych
Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej ważnych podstaw prawnych:
- Gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
- Zgoda osoby, której dane są przetwarzane. W przypadku kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO i art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).
- Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
- Gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych. Naszym prawnie uzasadnionym interesem może być w szczególności obrona przed roszczeniami oraz zachowanie transparentności rekrutacji oraz przebiegu programu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Okres przetwarzania danych
Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych osobowych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
Otrzymane wnioski zgłoszeniowe przechowujemy:
- Wnioski rozpatrzone negatywnie: maksymalnie do roku od zamknięcia rekrutacji.
- Wnioski rozpatrzone pozytywnie: 2 lata od czasu zakończenia udziału w mentoringu.
Dane osób, które nie zakwalifikowały się do programu są anonimizowane i przechowywane bezterminowo do celów statystycznych (m.in. kierunek i rok studiów, płeć, cel zawodowy).
Bezterminowo przechowujemy również:
- Podstawowe dane uczestników programu – imię i nazwisko, instytucja macierzysta, kierunek i rok studiów, aktualna afiliacja oraz dane kontaktowe.
- Podstawowe dane Mentorów – imię i nazwisko, afiliacja, wizerunek, informacje o przebiegu kariery oraz dane kontaktowe.
Transfer danych
- Imienna lista Mentorów, biorących udział w programie, zawierająca wizerunek, informacje o afiliacji, doświadczeniu zawodowym zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.
- Imienna lista Mentorowanych, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w programie, zawierająca informacje o roku, kierunku studiów i uczelni macierzystej, zostanie opublikowana na stronie topminds.pl.
- Mentorzy otrzymują dane Mentorowanych jak wskazano w pkt. VI.7. Regulaminu Programu.
- Jeśli jest to konieczne do realizacji celów przetwarzania i tylko w niezbędnym zakresie, dane osobowe Kandydatów, Mentorów i Mentorowanych mogą zostać przekazane dostawcom usług, na mocy stosownych umów oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.
- W przypadkach określonych prawem możemy być zobligowani do przekazania danych osobowych odpowiednim organom lub podmiotom, które mają do tego tytuł prawny.
Międzynarodowy transfer danych
Niektórzy usługodawcy, z których korzystają Stowarzyszenie i Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Przekazanie danych osobowych poza granice EOG zawsze opiera się na stosownej podstawie prawnej, o której mowa w Rozdziale V RODO, w szczególności na Państwa wyraźnej zgodzie, decyzjach Komisji UE stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych w państwie, do którego są one transferowane lub podpisanie tzw. „standardowych klauzul umownych”.
Przysługujące uprawnienia
Przysługuje Państwu:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
- prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.
W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorami na adresy podane w sekcji “Administrator danych osobowych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.
Automatyczne podejmowanie decyzji
Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
Wykorzystanie wizerunku
Organizatorzy planują dokumentację fotograficzną wydarzeń. Podczas szkoleń będziemy robić zdjęcia, które chcemy wykorzystywać do celów promocji programu TopMinds (zdjęcia mogą być publikowane na stronie internetowej TopMinds, Stowarzyszenia Top 500 Innovators, Komisji Fulbrighta i w mediach społecznościowych). Na początku realizacji programu zbierzemy od uczestników zgody na wykorzystanie wizerunku.
Aktualizacja polityki prywatności
Administratorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie topminds.pl i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych.